A FitExport KFT. ADATVÉDELMI TÁJÉKOZTATÓJA

 

A FitExport Kft. tájékoztatja a versenyein résztvevőket és nevezési rendszerébe regisztrálókat adatkezelési gyakorlatáról és a felhasználók jogorvoslati lehetőségeiről. A FitExport Kft. mint adatkezelő az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvényben (a továbbiakban: Infotv.) foglalt feltételeknek eleget téve kötelezettséget vállal arra, hogy az által nyújtott adatkezeléssel kapcsolatos szolgáltatás megfelel a fent említett törvényi feltételeknek és az egyéb hatályos jogszabályokban meghatározott elvárásoknak.

Az adatkezelő adatai:

Név: FitExport Kft.

Székhely: 1183 Budapest, Gyömrői út 89.

Postacím: 1183 Budapest, Gyömrői út 89.

Cégjegyzékszám: 01-09-912729

Adószám: 14631869-2-43

E-mail cím: management@polarhungary.hu és  kapcsolat@bukktrail.hu 

 

Honlap: www.polarorak.hu és www.bukktrail.hu

 

Az adatkezelés jogalapja

A személyes adatok kezelésének jogalapja az Infotv. 5. § (1) bekezdés a) pontja szerint az érintett hozzájárulása. Online nevezési rendszerünkbe való beregisztrálásoddal, hírlevelünkre való feliratkozással, hozzájárulsz a lent részletezett adataid kezeléséhez.

Az általános adatkezelési hozzájáruláson túlmenően külön hozzájárulást kérünk a marketingcélú e-mailek és SMS-ek küldéséhez. A hozzájárulások bármikor visszavonhatóak. A visszavonás akadálya a versenyeken való részvételnek.

Más versenyző benevezése

Tapasztalatunk szerint ügyfeleink igénylik azt a lehetőséget, hogy barátaikat, családtagjaikat, kollégáikat is benevezhessék versenyeinkre. Ez az egyszerűsített nevezés a futók és a FitExport Kft. életét is megkönnyíti. Csapatnevezés esetén pedig eleve a csapatvezetőnek kell a tagokat is beneveznie, mivel csapat csak együtt nevezhet, amihez nem várhatjuk el minden tag személyes megjelenését.

A FitExport Kft. ezért megadja a lehetőséget ügyfeleinek, hogy másokat is benevezhessenek versenyeire. Ilyen esetben feltételezzük és elvárjuk, hogy a benevezést végző ügyfelünk rendelkezzék az érintett személyek hozzájárulásával a nevezéssel járó adatkezeléshez. A személyes adatok kezeléséhez általában nem szükséges az írásos hozzájárulás, ezért mi sem terheljük ügyfeleinket bürokratikus előírásokkal.

Az adatkezelés célja és időtartama

A FitExportKft. által folytatott adatkezelés általános célja:

• ügyfeleink beazonosítása és nyilvántartása, valamint a nevezések rögzítése,
• az általunk szervezett események lebonyolítása,
• ügyfeleink tájékoztatása és marketingtevékenységünk biztosítása,
• pénzügyi nyilvántartások vezetése,
• statisztikák, elemzések összeállítása,
• kedvezményes nevezési lehetőség biztosítása esetén a kedvezményre jogosultak körének meghatározása és a kedvezmények hozzárendelése az érintett ügyfelekhez,
• eseményeinken felmerülő egészségügyi probléma esetén az ügyfél által megadott hozzátartozó értesítése,
• szolgáltatásaink folyamatos javítása, újabb események előkészítése.

Adatbázisunkban szereplő ügyfeleink a jövőben is bármikor nevezhetnek versenyeinkre, vagyis beazonosításuk meghatározatlan ideig szükséges. Kedvezmények biztosításához (pl. VIP futó), versenysorozatok nyilvántartásához (pl. Trails sorozat), PR-tevékenységünkhöz (pl. az adott versenysorozatban legtöbbször indulók megtalálása) szintén meghatározatlan ideig szükséges lehet az adatokhoz való hozzáférés. Ezért adatbázisunkban a személyes adatokat a célhoz kötöttség elve alapján ügyfelünk hozzájárulásának visszavonásáig tároljuk, vagyis csak külön kérésre töröljük.

Marketingtevékenységünk részletezése

Marketingtevékenysége keretében a FitExport Kft.

• statisztikai elemzéseket végez abból a célból, hogy javíthassa szolgáltatásait és megalapozza akcióit,
• célcsoportokat képez ügyfélköréből, akiket egy adott szolgáltatás vagy akció érdekelhet, illetve akik számára az akciókat meghirdeti,
• e-mailben hírleveleket, reklámokat küld ki,
• SMS-ben hírt küld ki (ezzel a lehetőséggel ritkán élünk, elsődleges direktmarketing-eszközünk az e-mail),
• felhasználhatja az eseményein részt vevőkről készült fényképeket, videókat (ehhez ügyfeleinknek minden egyes nevezésükkel kifejezetten hozzá kell járulniuk, és ez a hozzájárulás a nevezés elengedhetetlen feltétele, mivel a képeken szereplőket nem minden esetben tudjuk név szerint beazonosítani).

Adattovábbítás külföldre

A FitExport Kft. semmilyen személyes adatot nem továbbít külföldre.

A kezelt adatok köre

Az általunk kezelt személyes adatokat lent részletezzük az adatkezelés céljával együtt. Fontosnak tartjuk kiemelni, hogy a FitExport Kft. semmilyen különleges adatot nem tart nyilván ügyfeleiről. Ügyfeleinkről az általuk megadott adatokat, illetve ezekből számított értékeket (pl. Trails sorozat helyezés) tartunk nyilván. Ugyancsak nyilvántartjuk a versenyek során elért eredményeket (pl. befutóidő, helyezés, megtett távolság) és a versenyszervezéssel kapcsolatos adatokat (pl. rajtszám átvétele, nevezés visszaigazolása).

Nyilvántartjuk a pénzügyi tranzakciók adatait (dátum, összeg, pénznem, befizetett tétel, online nevezés esetén tranzakcióazonosító). Az online nevezési rendszerben a fizetés a PayPal biztonságos fizetési felületén történik, ahol ügyfeleink az adatokat közvetlenül a PayPalnak adják meg, ezért a bankkártyával kapcsolatos semmilyen adat nem kerül a FitExport Kft. birtokába, és ilyen adatot nem kezelünk.

Külön csoportot képeznek azok az ügyfeleink, akik csak hírlevelünkre iratkoznak fel, de nem regisztrálnak a nevezési rendszerbe és nem neveznek versenyre. Az ő esetükben csak a feliratkozáskor megadott nevet és e-mail címet tároljuk.

Adatfeldolgozó partnereink

Online nevezési rendszerünk fejlesztője és üzemeltetője a

Vroman System, Inc

5202 Washington St. Ste. 11

Downers Grove, IL 60515

Honlapja: www.formsite.com

Elérhetősége:

https://www.formsite.com/about-us.html

A Vroman System Inc a szokásos szerver hosting szolgáltatást nyújtja, azaz gondoskodik az online nevezési szerver működéséről és biztonságáról, de a rendszerünkben tárolt adatokat ezen túlmenően (pl. saját céljaira) nem kezeli. A szolgáltató biztonsági okból a webszervereken általánosan szokásos naplózást végzi (felkeresett oldal neve, a látogatás időpontja, a látogató IP-címe).

Versenyeink többségén chipes időmérést biztosítunk. Időmérő partnereinknek az adott versenyen részt vevőknek a verseny lebonyolításához szükséges személyes és nevezési adatait adjuk át, akik ezeket az adatokat a verseny során mért időadatokkal és az ezekből kiszámított helyezésekkel bővítve adják vissza nekünk. Időmérőink az adatokat kizárólag a FitExport Kft. által meghatározott célra és módon dolgozzák fel.

A www.bukktrail.hu honlapon az egyes események információjánál tüntetjük fel az aktuális időmérőt. Leggyakoribb partnereink:

• Magyar Tájfutó Szövetség
• Checkpoint System

A felsorolt partnerek kivételével más cégnek ügyfeleink személyes adatait nem adjuk át.

Rajt- és eredménylisták

Versenyeink nagyobb részén a nemzetközileg elfogadott szokásoknak megfelelően, a sportesemények tisztaságának és átláthatóságának érdekében nyilvános rajtlista és eredménylista készül a nevezőkről. A rajtlista tartalmazza a versenyző nevét, születési évét, lakóhelyét (csak település), állampolgárságát,, egyesületét és az adott versenyen érvényes korkategóriáját. Ennek alapján mindenki láthatja, hogy kivel versenyez. Az eredménylista a rajtlista adatain túlmenően a bruttó befutóidőt, részidőket, megtett távolságot, valamint a kizárás, feladás, időbüntetés tényét tartalmazhatja.

Ügyfeleink a versenyekre való benevezéssel hozzájárulásukat adják felsorolt adataiknak a nyilvános rajt- és eredménylistákban való közléséhez.

E-mailek és SMS-ek küldése

E-mailt küldünk minden ügyfelünknek

• az online nevezési rendszerbe történt sikeres regisztrációról,
• a versenyekkel kapcsolatos tudnivalókról,
• szükség esetén ügyintézés, adategyeztetés céljából.

SMS-t küldünk

• egyes versenyeinken a befutás után az időeredmény közlésére,
• rendkívüli esemény bekövetkezésekor, ha a versenyzőket az idő rövidsége miatt nem tudjuk másképp értesíteni (pl. erős vihar miatt az utolsó pillanatban le kell fújni egy versenyt).

A fent említett üzenetek a szolgáltatásunk részét képezik, és a marketingcélú hozzájárulástól függetlenül küldjük őket.

Reklámcélú e-mailt és SMS-t, hírlevelet csak annak küldünk, aki ehhez hozzájárulását adja. Ez a hozzájárulás bármikor visszavonható, például a minden hírlevelünk alján szereplő leiratkozási funkcióval, vagy külön e-mailben.

Az adatok megismerésére jogosultak köre

Az ügyfelek által megadott személyes adatok megismeréséhez cégen belül csak azon dolgozók jogosultak, akik nevezéssel kapcsolatos feladatokat látnak el, illetőleg az adatok karbantartását, elemzését, összesítését, értékelését végzik, valamint akik az ügyfelek esemény előtti és utáni tájékoztatásáért felelősek. A fent említett körbe tartoznak:

• a neveztetők és adatrögzítők,
• a rendszergazda és az adatbázis kezelője,
• a pénzügyi dolgozók,
• a marketinges dolgozók.

Az adatkezelésben érintett szervereink helye

A FitExport Kft. adatkezelésének helye a Bükk Trails irodája (1183 Budapest, Gyömrői út 89..) Itt üzemel fő adatbázisszerverünk is.

Weboldalainkat a MediaCenter Hungary -nál elhelyezett szerver szolgáltatja.

Online nevezési szerverünk a Formsite Inc szerverein fut Illinoisban.

A weboldalak látogatásakor keletkező adatok

Mint minden webszerver az interneten, a mi webszervereink is automatikusan tárolnak egyes adatokat a weboldalaink megtekintésekor, amelyek személyes adatnak minősülhetnek. A www.bukktrail.hu és a www.polarorak.hu weboldalaink felkeresésekor a szerverek az általánosan szokásos adatokat tárolják az esetleges üzemzavarok elhárítása, a szolgáltatások javítása és a betörési kísérletek felderítése végett:

• a látogatás időpontja,
• a megtekintett oldal címe,
• a hivatkozó oldal címe (ahonnan a látogató érkezett),
• a látogató IP-címe,
• a látogató böngészőfejléce (ún. user agent), amely az operációs rendszer és a böngésző típusát, verziószámát tartalmazza.

A versenyzőkről/ügyfelekről tárolt adatok

A felsorolt adatokat a versenyző beazonosításához (pl. hasonló nevű versenyzők megkülönböztetéséhez), a kapcsolattartáshoz, a szolgáltatás biztosításához (pl. versenyekkel kapcsolatos értesítések kiküldése), a verseny lebonyolításához (pl. rajtszámozás, rajtzónákba sorolás, kategóriák kialakítása, kategóriánkénti eredmények megállapítása, nevezés ellenőrzése, problémamegoldás), pénzügyi összesítésekhez és a fent részletezett marketingcélokhoz is használjuk. A regisztrációkor, illetve nevezéskor nem feltétlenül szükséges adatokat nem kötelezőként jelöltük meg.

 

Alapadatok:

• teljes név, titulus
• születési dátum
• állandó / levelezési cím,
• állampolgárság,
• telefonszám,
• e-mail cím,
• egyesület (ha van, nem kötelező – a nemzetközi szokásoknak megfelelően megjelenik a rajt- és eredménylistában),
• számlázási név és cím
• nem magyar állampolgárok esetén, hogy az angol helyett inkább magyar nyelvű hírleveleket kér-e (ez a külföldön élő magyarok kényelmét szolgálja),
• a rajtszámra írandó név (nem kötelező, csak ha a futó kéri),
• baleset esetén értesítendő hozzátartozó neve és elérhetősége (nem kötelező – a versenyző és családja saját érdekét szolgálja),
• egyéb, az ügyintézéshez kapcsolódó megjegyzések (pl. átnevezés, problémás befizetés tisztázása, nevezés átadása stb.).

Adatok törlése

Ügyfeleink a törvény alapján bármikor kérhetik személyes adataik törlését az adatbázisunkból. Folyamatban levő nevezés esetén ez csak a versenytől való visszalépéssel együtt lehetséges..

Az Infotv. 6. § (5) bekezdése alapján az adatkezelési hozzájárulás visszavonása után is tárolhatjuk azokat az adatokat, amelyek jogi kötelezettségünk teljesítéséhez, illetve saját vagy harmadik személy jogos érdekének érvényesítéséhez kellenek. Jogi kötelezettségeink közé tartozik a pénzügyi ellenőrzéseknek való megfelelés, amelyhez az adatbázisban tárolt fizetési adatokra van szükség. Jogos érdekünk az adatbázis integritásának megőrzése. Ennek keretében technikai okból (az adatbázisok felépítése miatt) nem tudunk olyan adatot törölni, amely más adathoz szorosan kötődik (pl. külső kulcs). Jogi kötelezettségünk, egyben jogos érdekünk és harmadik személyekkel szembeni kötelezettségünk a biztonsági másolatok megőrzése, hogy sérülés esetén az adatbázis helyreállítható legyen. A biztonsági másolatokból adatok nem törölhetők, csak az éles adatbázisból. A biztonsági másolatokhoz csak a rendszergazda férhet  hozzá, és csak üzemzavar esetén használjuk fel őket helyreállításra. Jogos érdekünk továbbá, hogy továbbra is kinyerhessük adatbázisunkból a statisztikai adatokat, például ne változzék a versenyre nevezők száma és statisztikai összetétele. Harmadik személyek jogos érdeke, hogy vissza tudjuk követni, ki nevezte be őket az adott versenyre (ha Ön benevezett valakit, akkor neki problémája lehetne belőle, ha nem tudjuk tisztázni a nevezés részleteit), illetve hogy ne töröljük a teljes csapat nevezését és eredményeit azért, mert egy csapattag az adatai törlését kérte.

Ennek alapján csak azoknak az ügyfeleknek az adatait tudjuk teljesen törölni, akik soha nem neveztek versenyeinkre, nem vásároltak tőlünk semmilyen terméket vagy szolgáltatást, azaz csak beregisztráltak. Egyébként töröljük az ügyfél nevét, minden elérhetőségét és címét, egyesületét, a nevezések során megadott „baj esetén értesítendő” elérhetőségeit, és minden más esetlegesen tárolt adatot, amelynek a megőrzése az adatbázis integritásához nem szükséges.

Jogorvoslati lehetőségek

Amennyiben úgy érzi, hogy a FitExport Kft. vagy annak valamely dolgozója megsértette a személyes adatainak védelméhez fűződő jogát, kérjük, vegye fel a kapcsolatot a FitExport Kft.-vel valamely elérhetőségünk útján, hogy a problémát mielőbb megoldhassuk.

Elérhetőségeink a tájékoztató elején olvashatóak.

Ha úgy véli, hogy a FitExport Kft. problémájával kapcsolatban nem tette meg a megfelelő lépéseket, lehetősége van a továbbiakban bírósághoz, illetve a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulni.

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Postacím: 1534 Budapest Pf.:834

Cím: 1125 Budapest Szilágyi Erzsébet fasor 22/C.

Telefon: 06-1/391-1400

Fax: 36-1/391-1410

E-mail cím: ugyfelszolgalat@naih.hu

Weboldal: www.naih.hu

Elnök: Dr. Péterfalvi Attila

A FitExport Kft. kikötése

Az adatkezelő fenntartja a jogot, hogy szükséges esetben adatvédelmi nyilatkozatát megváltoztassa. Erre azon esetekben kerülhet sor, ha a szolgáltatások köre bővül, a technikai rendszer megváltozik, vagy azt jogszabály kötelezővé teszi. Azonban ilyen jellegű módosítás nem jelentheti a személyes adatok eredeti céltól való eltérő kezelését.